Bilagsføring for nybegynnere — slik gjør du det riktig

Bilagsføring er prosessen med å registrere økonomiske hendelser i regnskapet på basis av et bilag. Hvert bilag (faktura, kvittering, lønnsslipp) skal kontoplanlegges, MVA-merkes og bokføres på rett tidspunkt.

Med tradisjonell metode tar dette flere timer per uke. Med AI-bokføring tar det sekunder per bilag.

1. Salgsfaktura — det du sender til kunde 2. Kjøpsfaktura — det du mottar fra leverandør 3. Kvittering — fysisk eller digital betaling 4. Bankutskrift — kontobevegelse 5. Lønnsbilag — lønnsslipp og A-melding 6. Internt bilag — avskrivning, periodisering, bilagsføring av varelager

Alle skal dokumenteres og oppbevares.

Et lovlig bilag skal ha:

• Dato

• Selgers navn og org.nr.
• Beløp og MVA spesifisert
• Kjøpers navn for fakturaer over 1 000 kr
• Spesifisert vare/tjeneste

Mangler bilaget noe av dette, kan Skatteetaten nekte fradrag.

Tradisjonelt: Du samler bilag i ringperm, taster inn i regnskapssystemet, velger konto og MVA-kode, og bokfører. Eksempel:

• Maxbo-kvittering, 4 392 kr inkl. MVA → Konto 4300 (varekost), MVA-kode 21

• Hotellovernatting, 1 800 kr inkl. 12 % MVA → Konto 7140 (reisekostnad), MVA-kode 13

Tar 5–15 minutter per bilag manuelt.

AI-en til KETL Finance leser bilaget, finner leverandør, beløp, MVA, og foreslår kontoer. Du godkjenner med ett klikk.

Etter en uke kan AI-en det meste av leverandørene dine. Etter en måned er du nede i 5 sekunder per bilag.

Resultat Regnskap kvalitetssikrer alle bilag på Vekst- og Bedrift-planen.

Bokføringsloven krever 5 års oppbevaring av bilag. Digitalt er likestilt med papir, så lenge bilaget er uendret og søkbart.

KETL Finance lagrer alt i EU/EØS, kryptert i ro og under transport. Du kan eksportere SAF-T når som helst.

1. Forsinket bokføring — det blir sent å rekonstruere 2. Glemmer å MVA-merke (særlig kvitteringer) 3. Tar ikke vare på originalbilag 4. Bokfører på feil konto 5. Mangler kjøpers navn på fakturaer over 1 000 kr

AI-bokføring eliminerer 95 % av disse.